El presupuesto empresarial es una herramienta fundamental para la planificación y administración de una empresa. Permite a la compañía planificar su actividad y recursos en un determinado periodo y llevar un control del presupuesto para comprobar si los gastos e ingresos previstos se concretan o si se producen desviaciones sobre lo previsto. En este artículo, explicaremos cómo hacer un presupuesto empresarial y mantenerlo actualizado.
Definir la situación financiera de la empresa
El primer paso para elaborar un presupuesto empresarial es definir la situación financiera de la empresa. Es necesario conocer los ingresos y gastos de la empresa, así como su situación patrimonial. Para ello, se pueden utilizar los estados financieros de la empresa, como el balance de situación, la cuenta de resultados y el estado de flujos de efectivo.
Tener claros los objetivos y metas de la organización
El segundo paso es tener claros los objetivos y metas de la organización. Es importante que la empresa tenga una visión clara de lo que quiere lograr en el futuro y cómo piensa alcanzarlo. Los objetivos y metas deben ser realistas y alcanzables, y deben estar alineados con la estrategia de la empresa.
Analizar los datos históricos de la propia empresa
El tercer paso es analizar los datos históricos de la propia empresa. Es necesario conocer el comportamiento de los ingresos y gastos de la empresa en el pasado para poder hacer proyecciones realistas para el futuro. Se pueden utilizar los estados financieros de años anteriores para hacer este análisis.
Presupuestar los gastos
El cuarto paso es presupuestar los gastos. Es necesario hacer una estimación de los gastos que la empresa tendrá en el periodo presupuestado. Los gastos se pueden clasificar en gastos fijos y gastos variables. Los gastos fijos son aquellos que no varían en función de la actividad de la empresa, como el alquiler, los salarios o los seguros. Los gastos variables son aquellos que varían en función de la actividad de la empresa, como las materias primas o los costes de producción.
Realizar proyecciones de flujo de efectivo
El quinto paso es realizar proyecciones de flujo de efectivo. Es necesario hacer una estimación de los ingresos que la empresa tendrá en el periodo presupuestado y compararlos con los gastos presupuestados. De esta forma, se puede conocer el flujo de efectivo que la empresa tendrá en el periodo presupuestado. Es importante tener en cuenta que el flujo de efectivo es diferente al beneficio, ya que el beneficio no tiene en cuenta el momento en el que se reciben o pagan los ingresos y gastos.
Repartir los recursos entre cada área de la organización
El sexto paso es repartir los recursos entre cada área de la organización. Es necesario asignar los recursos de la empresa de forma eficiente para poder alcanzar los objetivos y metas de la organización. Se pueden asignar recursos en función de la importancia de cada área de la empresa o en función de los objetivos y metas de cada área.
Hacer un control periódico del presupuesto
El séptimo paso es hacer un control periódico del presupuesto. Es necesario hacer un seguimiento de los ingresos y gastos reales de la empresa y compararlos con los presupuestados. De esta forma, se pueden detectar desviaciones y tomar medidas para corregirlas. Es recomendable hacer un control mensual del presupuesto para poder detectar desviaciones a tiempo.
Realizar los ajustes necesarios en el presupuesto confrontando las previsiones con los datos reales
El octavo y último paso es realizar los ajustes necesarios en el presupuesto confrontando las previsiones con los datos reales. Es necesario hacer ajustes en el presupuesto cuando se detectan desviaciones significativas entre los ingresos y gastos presupuestados y los reales. Los ajustes pueden ser en forma de reducción de gastos o aumento de ingresos.
Tipos de presupuestos empresariales
Existen varios tipos de presupuestos empresariales, como el presupuesto de flujo de caja, el presupuesto de tesorería, el presupuesto de ventas o ingresos, el presupuesto de producción, el presupuesto de compras, el presupuesto de capital, el presupuesto operativo, el presupuesto de marketing y el presupuesto maestro. Cada uno de ellos se enfoca en un área específica de la empresa y permite una planificación más detallada.
- El presupuesto de flujo de caja es un presupuesto que muestra los flujos de efectivo previstos de la empresa en un determinado periodo. Es importante para conocer la liquidez de la empresa y poder tomar decisiones en consecuencia.
- El presupuesto de tesorería es un presupuesto que muestra los saldos de tesorería previstos de la empresa en un determinado periodo. Es importante para conocer la capacidad de la empresa para hacer frente a sus obligaciones de pago.
- El presupuesto de ventas o ingresos es un presupuesto que muestra los ingresos previstos de la empresa en un determinado periodo. Es importante para conocer la capacidad de la empresa para generar ingresos y poder tomar decisiones en consecuencia.
- El presupuesto de producción es un presupuesto que muestra la cantidad de productos o servicios que la empresa prevé producir en un determinado periodo. Es importante para conocer la capacidad de la empresa para satisfacer la demanda de sus clientes.
- El presupuesto de compras es un presupuesto que muestra las compras previstas de la empresa en un determinado periodo. Es importante para conocer la capacidad de la empresa para adquirir los recursos necesarios para su actividad.
- El presupuesto de capital es un presupuesto que muestra las inversiones previstas de la empresa en un determinado periodo. Es importante para conocer la capacidad de la empresa para financiar su crecimiento y desarrollo.
- El presupuesto operativo es un presupuesto que muestra los gastos previstos de la empresa en un determinado periodo. Es importante para conocer la capacidad de la empresa para controlar sus costes y mejorar su rentabilidad.
- El presupuesto de marketing es un presupuesto que muestra los gastos previstos de la empresa en marketing y publicidad en un determinado periodo. Es importante para conocer la capacidad de la empresa para promocionar sus productos o servicios y atraer a nuevos clientes.
- El presupuesto maestro es un presupuesto que integra todos los presupuestos de la empresa en un solo documento. Es importante para conocer la situación financiera global de la empresa y poder tomar decisiones en consecuencia.
Herramientas para la elaboración del presupuesto empresarial
La gestión presupuestaria y el control financiero son fundamentales para el éxito de una empresa. Existen herramientas como aplicaciones informáticas especializadas que pueden ayudar en su elaboración. Estas aplicaciones permiten hacer proyecciones de ingresos y gastos, controlar el flujo de efectivo, hacer seguimiento de los presupuestos y detectar desviaciones. Algunas de las aplicaciones más utilizadas son QuickBooks, Sage 50cloud, Zoho Books y FreshBooks.
Nuestro consejo
El presupuesto empresarial es una herramienta fundamental para la planificación y administración de una empresa. Es importante seguir los pasos adecuados para su elaboración y utilizar herramientas especializadas para su gestión. Además, es importante actualizar el presupuesto empresarial para mantener un control exhaustivo y seguir consejos y estrategias para mejorar su gestión y rentabilidad. Con un buen presupuesto empresarial, la empresa podrá tomar decisiones informadas y alcanzar sus objetivos y metas de forma eficiente.